Telefonnummer an den KI-Telefonassistenten weiterleiten: Rufumleitung einfach erklärt

Wenn ein KI-Telefonassistent Anrufe entgegennehmen soll, muss Ihre bestehende Telefonnummer die Anrufe an die Nummer des Assistenten weitergeben. Das nennt man Rufumleitung, Anrufweiterleitung oder Anrufweiterschaltung.

Die gute Nachricht: Ihre bekannte Telefonnummer bleibt öffentlich unverändert sichtbar. Gäste, Kunden, Angehörige oder Bewerber rufen weiter die gewohnte Nummer an. Im Hintergrund wird der Anruf an den KI-Telefonassistenten weitergeleitet.

Die weniger gute Nachricht: Es gibt nicht den einen Knopf, der bei allen funktioniert. Festnetzanschlüsse, Mobiltelefone, FRITZ!Boxen, Cloud-Telefonanlagen und VoIP-Telefone unterscheiden sich je nach Anbieter und Tarif. Diese Seite ist deshalb eine erste Anlaufstelle. Sie soll Ihnen helfen zu erkennen, welches Setup Sie haben und wo Sie weiter suchen müssen.

Welche Rufumleitung brauchen Sie?

Meist gibt es vier sinnvolle Varianten:

Sofortige Rufumleitung
Alle Anrufe gehen direkt an den KI-Telefonassistenten. Das passt, wenn der Assistent die zentrale Annahme übernehmen soll.

Rufumleitung bei besetzt
Der Assistent übernimmt nur, wenn Ihre Leitung gerade belegt ist.

Rufumleitung nach Zeit
Ihr Telefon klingelt zuerst normal. Wenn niemand abnimmt, wird der Anruf nach einigen Sekunden an den Assistenten übergeben.

Rufumleitung außerhalb bestimmter Zeiten
Diese Variante ist häufig in Telefonanlagen möglich. Der Assistent übernimmt zum Beispiel außerhalb der Öffnungszeiten oder außerhalb der Bürozeiten.

Was müssen Sie vorbereiten?

• die Telefonnummer, die Ihre Anrufer bereits nutzen
• die Telefonnummer des KI-Telefonassistenten (bekommen Sie zum Go Live von hey-listen.ai)
• Zugriff auf Ihren Telefonanbieter, Router oder Ihre Telefonanlage
• ein zweites Telefon zum Testen, zum Beispiel ein Handy

Tragen Sie die Telefonnummer des KI-Telefonassistenten möglichst im internationalen Format ein, zum Beispiel +49.... Manche Systeme akzeptieren auch nationale Schreibweisen wie 0421...; das hängt vom Anbieter ab.

Möglichkeit 1: Rufumleitung beim Telefonanbieter einrichten

Bei klassischen Festnetzanschlüssen ist die Rufumleitung oft direkt beim Telefonanbieter möglich. Das ist häufig der sauberste Weg, weil die Weiterleitung dann nicht davon abhängt, ob Ihr Router oder Telefon vor Ort gerade korrekt arbeitet.

1. Melden Sie sich im Kundenportal Ihres Telefonanbieters an.
2. Suchen Sie nach Begriffen wie „Rufumleitung“, „Anrufweiterleitung“, „Anrufweiterschaltung“ oder „Telefonie-Einstellungen“.
3. Wählen Sie die Rufnummer aus, die weitergeleitet werden soll.
4. Wählen Sie die Art der Weiterleitung: sofort, bei besetzt oder nach Zeit.
5. Tragen Sie die Telefonnummer des KI-Telefonassistenten ein.
6. Speichern Sie die Einstellung und testen Sie sie von einem externen Telefon.

Wichtig: Je nach Tarif können weitergeleitete Anrufe wie ausgehende Verbindungen berechnet werden. Prüfen Sie das bei Ihrem Anbieter, wenn Sie sehr viele Anrufe erwarten.

Möglichkeit 2: Rufumleitung im Router einrichten, zum Beispiel FRITZ!Box

Viele kleine Unternehmen nutzen einen Router, der gleichzeitig als Telefonanlage arbeitet. In Deutschland ist das häufig eine FRITZ!Box.

1. Öffnen Sie die Benutzeroberfläche Ihres Routers.
2. Suchen Sie den Bereich „Telefonie“, „Rufbehandlung“ oder „Rufumleitung“.
3. Legen Sie fest, welche Anrufe umgeleitet werden sollen: alle Anrufe, eine bestimmte Rufnummer oder ein bestimmtes Telefon.
4. Wählen Sie als Ziel eine externe Telefonnummer.
5. Tragen Sie die Nummer des KI-Telefonassistenten ein.
6. Speichern Sie die Einstellung und testen Sie sie.

Bei der FRITZ!Box kann eine Rufumleitung zum Beispiel für alle ankommenden Anrufe, für eine bestimmte eigene Rufnummer oder für Anrufe an ein bestimmtes angeschlossenes Telefon eingerichtet werden. Als Ziel kann eine externe Rufnummer eingetragen werden.

Wichtig: Eine Router-Rufumleitung auf eine externe Nummer kann eine zweite Verbindung aufbauen. Wenn Ihr Anschluss nur eine Leitung oder sehr alte Technik nutzt, kann das eingeschränkt sein. Bei modernen Internet-Telefonanschlüssen ist es meist einfacher, aber auch hier hängt es vom Anschluss ab.

Möglichkeit 3: Rufumleitung in einer Cloud-Telefonanlage einrichten

Wenn Sie eine Cloud-Telefonanlage oder VoIP-Telefonanlage nutzen, liegt die Weiterleitung meist nicht im Router, sondern im Admin-Portal der Telefonanlage.

Suchen Sie dort nach Begriffen wie Routing, Weiterleitung, Anrufverteilung, eingehende Anrufe, Rufnummern, Geschäftszeiten, Besetztfall oder Mailbox.

1. Öffnen Sie das Admin-Portal Ihrer Telefonanlage.
2. Wählen Sie die eingehende Rufnummer oder die Anrufgruppe aus.
3. Öffnen Sie die Routing- oder Weiterleitungsregeln.
4. Legen Sie fest, wann der KI-Telefonassistent angerufen werden soll.
5. Tragen Sie die Telefonnummer des Assistenten ein.
6. Prüfen Sie, ob Mailboxen, Warteschlangen oder paralleles Klingeln die Weiterleitung blockieren.
7. Testen Sie die Weiterleitung von außen.

Viele Cloud-Telefonanlagen erlauben auch sequentielle Weiterleitungen: Erst klingelt das Team, nach einer bestimmten Zeit geht der Anruf an eine andere Nummer. Andere Systeme erlauben paralleles Klingeln: Mehrere Ziele klingeln gleichzeitig, und wer zuerst annimmt, bekommt den Anruf.

Wenn Ihre Telefonanlage komplex ist, lassen Sie die Änderung am besten von der Person durchführen, die Ihre Telefonanlage administriert.

Möglichkeit 4: Rufumleitung direkt am VoIP-Telefon

Manche IP-Telefone haben eine eigene Rufumleitungsfunktion im Gerätemenü. Das kann funktionieren, ist aber nicht immer die beste Stelle.

Typische Menübegriffe sind Einstellungen, Anrufeinstellungen, Umleitung, Anrufweiterschaltung, Call Forwarding oder Netzdienste.

Wichtig: Wenn Ihr Telefon zusätzlich an einer Cloud-Telefonanlage hängt, können die Regeln der Telefonanlage Vorrang vor den Einstellungen am Gerät haben. Dann sieht am Telefon alles richtig aus, aber die Weiterleitung greift trotzdem nicht. Prüfen Sie in diesem Fall zuerst die zentrale Telefonanlage.

Möglichkeit 5: Rufumleitung am Mobiltelefon

Wenn Ihre Geschäftsnummer eine Mobilfunknummer ist, können Sie die Rufumleitung meist direkt am Smartphone oder beim Mobilfunkanbieter einrichten.

Auf iPhones finden Sie die Einstellung häufig unter Einstellungen → Telefon → Rufumleitung. Auf Android-Geräten liegt sie je nach Hersteller meist in der Telefon-App unter Telefon-App → Einstellungen → Anrufe → Rufumleitung.

Viele Mobilfunkanbieter unterstützen außerdem GSM-Codes. Häufig genutzte Beispiele sind **21*Zielnummer# für sofortige Weiterleitung, **67*Zielnummer# für Weiterleitung bei besetzt und **61*Zielnummer*Zeit# für Weiterleitung nach Wartezeit.

Diese Codes funktionieren nicht bei jedem Anbieter gleich. Manche Anbieter verlangen die Einrichtung über App, Website oder Kundenservice.

Worauf Sie beim Test achten sollten

Testen Sie immer von einem externen Telefon. Rufen Sie also nicht vom gleichen Anschluss aus an, den Sie gerade weiterleiten.

• Wird der Anruf an den KI-Telefonassistenten übergeben?
• Greift die richtige Regel: sofort, bei besetzt oder nach Zeit?
• Nimmt eine Mailbox zu früh ab?
• Klingelt noch ein altes Telefon mit?
• Funktioniert die Weiterleitung auch außerhalb der Öffnungszeiten?
• Wird die Nummer des Anrufers korrekt angezeigt?
• Entstehen beim Anbieter zusätzliche Kosten?

Wenn etwas nicht funktioniert, deaktivieren Sie die Weiterleitung wieder und prüfen Sie zuerst, an welcher Stelle sie eingerichtet wurde: Anbieter, Router, Telefonanlage oder Endgerät.

Kurze Entscheidungshilfe

Wenn Sie einen klassischen Festnetzanschluss haben, starten Sie im Kundenportal Ihres Telefonanbieters.

Wenn Ihre Telefone an einer FRITZ!Box hängen, prüfen Sie die Rufumleitung in der FRITZ!Box.

Wenn Sie eine Cloud-Telefonanlage nutzen, starten Sie im Admin-Portal der Telefonanlage.

Wenn Sie nur ein einzelnes Mobiltelefon nutzen, starten Sie in den Telefoneinstellungen oder in der App Ihres Mobilfunkanbieters.

Wenn Sie unsicher sind, suchen Sie bei Google nach [Name Ihres Anbieters] Rufumleitung einrichten oder [Name Ihrer Telefonanlage] Anrufweiterleitung externe Nummer.

Fazit

Eine Rufumleitung ist der technische Schritt, der Ihre bestehende Telefonnummer mit dem KI-Telefonassistenten verbindet. Der genaue Weg hängt von Ihrem Anschluss ab.

Diese Seite ersetzt keine vollständige Anleitung für jeden Anbieter und jede Telefonanlage. Sie gibt Ihnen aber die wichtigsten Begriffe, Varianten und Prüfpunkte, damit Sie gezielt weiterkommen.