Transparenzhinweise zum KI-Einsatz
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
Hey Listen Technologies UG (haftungsbeschränkt) setzt in verschiedenen Bereichen KI-Systeme ein. Diese Transparenzhinweise informieren Sie darüber, welche KI-Systeme wir einsetzen, zu welchem Zweck und welche Rechte Sie haben.
| Verantwortlicher | Hey Listen Technologies UG (haftungsbeschränkt) |
| Geschäftsführer | Daniel Wittig und Christian Kirsch |
| info@hey-listen.ai | |
| Telefon | +49 421 40980751 |
2. Übersicht eingesetzter KI-Systeme
| System | Anbieter | Zweck | Personenbezug | AI Act Kategorie |
|---|---|---|---|---|
| Fonio | Fonio GmbH, Wien | KI-Telefonie (Kernprodukt) | Ja (Transkripte) | GPAI-Anwendung, Art. 50 |
| ChatGPT / OpenAI API | OpenAI, USA | Interne Texterstellung | Nein (anonymisiert) | GPAI-Modell |
| Claude | Anthropic, USA | Interne Analyse | Nein (anonymisiert) | GPAI-Modell |
| Perplexity | Perplexity AI, USA | Interne Recherche | Nein (anonymisiert) | GPAI-Modell |
| Grok | xAI Corp., USA | Interne Entwicklung | Nein (anonymisiert) | GPAI-Modell |
3. Fonio – KI-Telefonie (Kernprodukt)
| System | Fonio KI-Sprachassistenz |
| Anbieter | Fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Wien, Österreich |
| Server-Standort | Nürnberg, Deutschland (Hetzner), primär; Fallback- und Failover-Anbieter nach der Datenschutzerklärung im Abschnitt Fonio |
| Website | www.fonio.ai |
Verarbeitete Daten
| Datenkategorie | Verarbeitung | Speicherung |
|---|---|---|
| Sprachdaten (Audio) | Echtzeit-Verarbeitung | Echtzeitverarbeitung; dauerhafte Aufzeichnung nur bei kundenspezifischer Aktivierung und Freigabe |
| Gesprächstranskripte | Verarbeitung und Speicherung | Nach der jeweils vereinbarten Kundenkonfiguration und den Löschfristen der Fonio-AVV |
| Telefonnummer des Anrufers | Verarbeitung | Nach der jeweils vereinbarten Kundenkonfiguration und den Löschfristen der Fonio-AVV |
| Gesprächsinhalte | Verarbeitung und Speicherung | Nach der jeweils vereinbarten Kundenkonfiguration und den Löschfristen der Fonio-AVV |
Transparenzpflicht (Art. 50 EU AI Act): Gemäß Art. 50 EU AI Act sind KI-Voice-Agents verpflichtet, sich als KI zu erkennen zu geben. Hey Listen Technologies implementiert diese Pflicht durch eine automatische Ansage zu Beginn jedes Gesprächs. Diese Pflicht gilt ab 02. August 2026 – wir setzen sie bereits jetzt um.
Rechtsgrundlage
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO): Verarbeitung zur Erbringung der vereinbarten Telefonie-Dienstleistung.
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO): Qualitätssicherung und Dokumentation.
4. Eigene Hey Listen Voice Platform
Die eigene Hey Listen Voice Platform wird nur mit der für das konkrete Produkt und den jeweiligen Kunden aktivierten Anbieterkette betrieben. Nicht jeder nachfolgend genannte Anbieter erhält in jeder Konfiguration personenbezogene Daten.
| Funktion | Mögliche Anbieter je aktivierter Konfiguration | Hinweis |
|---|---|---|
| Hosting | Hetzner Online GmbH | Primäre Plattform- und Datenspeicherung in Deutschland |
| Telefonie | Twilio Ireland Limited | Verbindungsdaten und Audio-Streams; Region je Produktkonfiguration |
| Spracherkennung | Deepgram; optional OpenAI oder Google Cloud | Echtzeitverarbeitung von Audio und Transkripten |
| Sprachausgabe | Cartesia; optional ElevenLabs | Verarbeitung der auszugebenden Antworttexte |
| Sprachmodell | OpenAI; optional Anthropic, Groq, Mistral oder Google Cloud | Verarbeitung von Gesprächskontext und Antworttexten |
| Fehlerdiagnose | Sentry | Minimierte technische Fehler- und Performance-Daten |
Transparenz und Rechte der Anrufenden
Zu Beginn des Gesprächs wird darauf hingewiesen, dass die Interaktion mit einem KI-System erfolgt, sofern dies nicht bereits offensichtlich ist. Anrufende können jederzeit um die Weiterleitung an einen Menschen bitten. Es gelten dieselben Betroffenenrechte und Kontaktwege wie bei der Fonio-basierten Telefon-KI.
Speicherung: Audio wird in Echtzeit verarbeitet. Eine dauerhafte Aufzeichnung erfolgt nur bei kundenspezifischer Aktivierung und dokumentierter Freigabe. Transkripte, Rufnummern und Gesprächsinhalte werden nach der jeweils vereinbarten Kundenkonfiguration und den vertraglichen Löschfristen verarbeitet.
5. Interne KI-Systeme (keine personenbezogenen Daten)
Diese Systeme verarbeiten keine personenbezogenen Daten von Kunden, Mitarbeitern oder sonstigen Betroffenen. KI-Systeme liefern ausschließlich Vorschläge. Entscheidungen mit Relevanz für Betroffene werden stets von natürlichen Personen getroffen.
| System | Anbieter | Einsatzbereiche | Datentransfer |
|---|---|---|---|
| ChatGPT / OpenAI API | OpenAI, Inc., USA | Marketing-Texte, Dokumentation, Marktanalysen | USA (SCCs) |
| Claude | Anthropic, PBC, USA | Textgenerierung, Analyse, Dokumentation | USA (SCCs) |
| Perplexity | Perplexity AI, Inc., USA | Recherche, Marktanalysen, Wettbewerbsbeobachtung | USA (SCCs) |
| Grok | xAI Corp., USA | Recherche, Technologietrends | USA (SCCs) |
6. Automatisierte Entscheidungsfindung
Hey Listen Technologies trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die für Betroffene rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. KI-Systeme werden ausschließlich zur Unterstützung menschlicher Entscheidungen eingesetzt.
7. EU AI Act Compliance
| Datum | Regelung |
|---|---|
| 01. August 2024 | Inkrafttreten |
| 02. Februar 2025 | Verbotene KI-Praktiken (Art. 5) |
| 02. August 2025 | GPAI-Modelle (Art. 51–56) |
| 02. August 2026 | Hochrisiko-KI und Transparenzpflichten (Art. 50) |
| 02. August 2027 | Vollständige Anwendung |
| System | Risikoklasse | Begründung |
|---|---|---|
| Fonio (KI-Telefonie) | Geringes Risiko | Keine Hochrisiko-Kategorie; Transparenzpflicht Art. 50 gilt |
| ChatGPT, Claude, Perplexity, Grok | Minimales Risiko | Interne Nutzung, keine personenbezogenen Daten |
Ihre Rechte bezüglich KI-Verarbeitung
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO) und bei der KI-Telefonie das Recht, jederzeit einen menschlichen Mitarbeiter zu verlangen.
E-Mail: info@hey-listen.ai · Telefon: +49 421 40980751
Version 1.1 · Stand: 05. September 2026 · Nächste Überprüfung: September 2027