Kurzfassung: Doctolib hat 2025 einen KI-basierten Telefonassistenten auf Basis der Aaron.ai-Technologie eingeführt, der Arztpraxen rund um die Uhr Anrufe abnimmt. Der Rollout startete für Haus-, Kinder- und Frauenärzt:innen – Zahnarztpraxen stehen auf der Warteliste für 2026. Für Zahnarztpraxen, die jetzt handeln wollen oder keine vollständige Doctolib-Integration benötigen, gibt es etablierte Alternativen. Dieser Artikel erklärt, wie der Doctolib-Telefonassistent funktioniert, was datenschutzrechtlich zu beachten ist und nach welchen Kriterien Zahnarztpraxen die passende Lösung wählen.
Das Problem: Warum das Telefon in Zahnarztpraxen überlastet ist
Das Telefon bleibt in deutschen Zahnarztpraxen der wichtigste Patientenkontaktkanal – für Terminbuchungen, Rezeptanfragen, Absagen und allgemeine Fragen. Die Konsequenz: Medizinische Fachangestellte (MFA) verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Anrufe anzunehmen, weiterzuleiten und zu dokumentieren.
Laut einer Analyse von Doctolib erhalten deutsche Arztpraxen im Schnitt 950 bis 1.000 Anrufe pro Monat – das entspricht rund 45 Arbeitsstunden, die allein für die telefonische Erreichbarkeit gebunden sind. Hinzu kommt: Drei von vier Anrufen bleiben bislang unbeantwortet, weil alle Leitungen belegt sind oder die Praxis gerade nicht besetzt ist.
Für Zahnarztpraxen mit ihrem spezifischen Terminmix – lange Behandlungszeiten, Recall-System, Notfallversorgung – ist die Situation oft noch verschärfter. Hier setzt der KI-Telefonassistent an.
Der Doctolib KI-Telefonassistent: Funktionsumfang und Technologie
Doctolib, eines der führenden Health-Tech-Unternehmen Europas, hat im Mai 2025 seinen KI-basierten Telefonassistenten vorgestellt. Die Technologie basiert auf Aaron.ai, einem deutschen KI-Pionier, den Doctolib im Mai 2024 übernommen hatte. Zum Zeitpunkt der Übernahme war Aaron.ai bereits bei über 5.000 Nutzer:innen im Einsatz.
Was der Assistent konkret übernimmt
- 24/7-Anrufannahme ohne Besetztzeichen oder Warteschleife
- Natürlicher Gesprächsfluss mit Dialekt- und Akzenterkennung
- Direktbuchung in den digitalen Doctolib-Kalender
- Bearbeitung von Terminbuchungen, Überweisungs- und Rezeptanfragen
- Unterscheidung zwischen Neu- und Bestandspatienten
- Kategorisierung der Anliegen für das Praxisteam
Laut eigenen Angaben von Doctolib reduziert der KI-Telefonassistent Unterbrechungen am Praxisempfang um bis zu 60 Prozent – gemessen an Praxen, die das System im Pilotbetrieb eingesetzt haben.
Einbettung in die Doctolib-Produktwelt
Der Telefonassistent ist kein Standalone-Produkt, sondern Teil des Doctolib-Gesamtpakets, das 2025/2026 zu einer All-in-one-Praxissoftware ausgebaut wird. Diese umfasst drei KI-Assistenten: den Telefonassistenten, einen KI-Sprechstundenassistenten für die Echtzeit-Dokumentation und einen KI-Abrechnungsassistenten.
Wichtig für Zahnarztpraxen: Wer ist aktuell berechtigt?
Hier ist Präzision wichtig: Der Rollout der neuen Doctolib-Praxissoftware startete im November 2025 zunächst für Allgemein-, Kinder- und Frauenärzt:innen. Für 2026 sind weitere humanmedizinische Fachgruppen geplant. Zahnarztpraxen – die in Deutschland eigene Fachkammern und spezifische Abrechnungssysteme nutzen – sind in der aktuellen Rollout-Kommunikation nicht explizit als erste Zielgruppe genannt.
Das bedeutet: Zahnarztpraxen, die den Doctolib-Telefonassistenten einsetzen möchten, sollten direkt bei Doctolib anfragen, ob und wann ihr Praxistyp integriert wird. Praxen, die eine Lösung bereits jetzt benötigen, sollten Alternativen in ihre Evaluation einbeziehen.
Entscheidungsmatrix: Wann passt Doctolib – und wann nicht?
| Kriterium | Doctolib passt | Alternative sinnvoller |
|---|---|---|
| Praxistyp | Allgemein-, Kinder-, Frauenärzt:in | Zahnarztpraxis (aktuell noch Warteliste) |
| Bestehende Software | Doctolib bereits im Einsatz | DS-Win, Dampsoft oder andere Dentalsoftware |
| Datenspeicherung | Deutschland + Frankreich (EU) | Nur Deutschland gewünscht |
| Vertragsbindung | Langfristige Plattformbindung akzeptiert | Flexibles Modell bevorzugt |
| Funktionsumfang | Vollständige PVS-Integration erwünscht | Nur Telefonassistenz benötigt |
DSGVO und Datenschutz: Was Zahnarztpraxen wissen müssen
Gesundheitsdaten gehören zur besonders sensiblen Datenkategorie nach Art. 9 DSGVO. Vor dem Einsatz eines KI-Telefonassistenten – egal welchen Anbieters – sind daher konkrete rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Pflichtmaßnahmen vor dem Go-live
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter abschließen (Art. 28 DSGVO)
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO prüfen – bei automatisierter Verarbeitung von Gesundheitsdaten regelmäßig erforderlich
- Kennzeichnungspflicht synthetischer Sprache nach Art. 50 EU KI-Verordnung sicherstellen: Patient:innen müssen informiert werden, dass sie mit einem KI-System sprechen
- Einwilligungsmanagement klären: Welche Anliegen darf das System autonom abschließen, bei welchen ist eine Übergabe an das Praxisteam erforderlich?
- Serverstandort dokumentieren: Daten sollten ausschließlich auf EU-Servern verarbeitet werden
Doctolib gibt an, Daten ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und Frankreich zu speichern und verfügt über ISO-27001- und ISO-27701-Zertifizierungen sowie Konformität mit nationalen Standards wie KVDT, VSDM und KIM. Für reine Dental-Lösungen sollten Praxen prüfen, welche Zertifizierungen der jeweilige Anbieter nachweist.
Einen detaillierten Überblick zu DSGVO-Anforderungen beim KI-Telefoneinsatz in Gesundheitspraxen finden Sie in unserem Artikel DSGVO-konformer KI-Telefonassistent für Arztpraxen.
Human-Handover-Regeln: Was der KI-Assistent nicht allein entscheiden darf
Die medizinische Entscheidungsverantwortung verbleibt immer beim Praxisinhaber bzw. bei der behandelnden Zahnärztin. KI-Telefonassistenten müssen deshalb klare Eskalationsregeln haben. Diese Anliegen sollten immer an das Praxisteam weitergeleitet werden:
- Notfälle und akute Schmerzschilderungen
- Fragen zu Diagnosen, Behandlungsoptionen oder Medikation
- Beschwerden oder Reklamationen
- Anliegen von Patient:innen, die ausdrücklich einen Menschen sprechen möchten
- Situationen, in denen das System das Anliegen nicht eindeutig kategorisieren kann
Gut konfigurierte Systeme erkennen Signalwörter wie „Schmerzen", „Notfall" oder „dringend" und leiten sofort weiter oder sichern einen Rückruf zu. Mehr zu diesem Thema im Artikel Human Handover: Wann der KI-Assistent übergeben muss.
Alternativen für Zahnarztpraxen: Der Marktüberblick
Für Zahnarztpraxen, die nicht auf den Doctolib-Rollout warten möchten oder die eine andere Lösung bevorzugen, gibt es mehrere etablierte Anbieter im deutschsprachigen Markt. Wichtig: Preise ändern sich regelmäßig – holen Sie aktuelle Angebote direkt beim Anbieter ein.
Spezialisierte Dental- und Healthcare-Telefonassistenten
- VITAS: Nutzungsbasiertes Modell, auf Arzt- und Zahnarztpraxen ausgerichtet, PVS-Integration möglich
- 321 MED: Als Zusatzmodul buchbar, auf Healthcare-Praxen spezialisiert
- MediVoice: Minutenbasiertes Abrechnungsmodell, Healthcare-Fokus
- PraxisVoice: Pauschalmodell bis zu einer definierten Anrufzahl pro Tag
Branchenoffene KI-Telefonassistenten für KMU
Neben den Healthcare-spezifischen Lösungen gibt es KI-Telefonassistenten, die für KMU verschiedener Branchen – darunter Gesundheitsberufe, Handwerk und Dienstleister – konzipiert sind. Diese Systeme punkten oft durch einfachere Einrichtung, DSGVO-konforme Server in Deutschland und flexible Einsatzmöglichkeiten auch außerhalb der Kernzeiten.
hey-listen.ai ist ein solcher KI-Telefonassistent für den DACH-Markt: Er nimmt Anrufe außerhalb der Sprechzeiten entgegen, qualifiziert Anliegen und sichert Rückrufe – ohne dass eine vollständige Praxissoftware-Integration erforderlich ist. Für Zahnarztpraxen, die einen schlanken, sofort einsetzbaren Einstieg in die KI-Telefonie suchen, ist das ein relevanter Vergleichspunkt. Mehr zu den Einsatzmöglichkeiten finden Sie auf der hey-listen.ai Lösungsseite für Gesundheitsberufe.
Auswahlkriterien im Überblick
| Kriterium | Relevanz für Zahnarztpraxen |
|---|---|
| DSGVO-Konformität / EU-Serverstandort | Pflicht – AVV und Zertifizierungen prüfen |
| Integration in Dentalsoftware (DS-Win, Dampsoft etc.) | Hoch – spart Doppelerfassung |
| 24/7-Verfügbarkeit | Hoch – besonders für Notfallszenarien |
| Dialekterkennung | Mittel – je nach Patientenstruktur |
| Human-Handover-Konfigurierbarkeit | Hoch – medizinische Entscheidungsverantwortung |
| Einrichtungsaufwand | Mittel – je nach Praxisgröße und IT-Ressourcen |
| Vertragslaufzeit | Mittel – flexiblere Modelle bei Unsicherheit bevorzugen |
30/60/90-Tage-Plan: KI-Telefonassistent in der Zahnarztpraxis einführen
Die Einführung eines KI-Telefonassistenten ist kein reines IT-Projekt – sie berührt Praxisabläufe, Datenschutz und die Patientenkommunikation. Ein strukturiertes Vorgehen reduziert Reibungsverluste.
Phase 1 – Analyse und Auswahl (Tage 1–30)
- Anrufvolumen der letzten 3 Monate auswerten: Wie viele Anrufe, zu welchen Zeiten, welche Anliegen?
- Bestehende Praxissoftware dokumentieren und Integrationsmöglichkeiten prüfen
- Datenschutzbeauftragten (sofern vorhanden) oder DSGVO-Berater einbeziehen
- Mindestens drei Anbieter vergleichen und Demo-Termine vereinbaren
- AVV und Datenschutz-Folgenabschätzung vorbereiten
Phase 2 – Implementierung und Test (Tage 31–60)
- Pilotbetrieb für definierte Szenarien starten (z. B. nur Terminbuchungen außerhalb der Sprechzeiten)
- Team schulen: Wie werden Anliegen aus dem System übernommen? Wie funktioniert das Dashboard?
- Patient:innen informieren: Hinweis auf KI-Assistent in der Ansage und ggf. auf der Website
- Human-Handover-Regeln testen und verfeinern
- Erste Auswertung: Wie viele Anrufe wurden übernommen, wie viele eskaliert?
Phase 3 – Optimierung und Erweiterung (Tage 61–90)
- Anrufprotokolle analysieren: Wo gibt es noch Lücken im Skript?
- Recall- und Erinnerungsfunktionen prüfen (sofern vom System unterstützt)
- Erreichbarkeit während der Sprechzeiten evaluieren: Entlastet das System die MFA messbar?
- Entscheidung über vollständigen Rollout oder Anpassung der Lösung
- Jahresdurchsicht: Datenschutz-Folgenabschätzung aktualisieren
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ein KI-Telefonassistent Notfälle in der Zahnarztpraxis erkennen?
Gute Systeme erkennen Signalwörter wie „Schmerzen", „Notfall" oder „Unfall" und leiten den Anruf sofort an das Praxisteam weiter oder sichern einen dringenden Rückruf zu. Die konkrete Konfiguration muss praxisspezifisch angepasst werden. Eine automatisierte Entscheidung bei medizinischen Notfällen darf der KI-Assistent niemals treffen.
Ist der Doctolib Telefonassistent bereits für Zahnarztpraxen verfügbar?
Doctolib hat den Rollout seiner neuen KI-Praxissoftware inklusive Telefonassistent im November 2025 für Allgemein-, Kinder- und Frauenärzt:innen gestartet. Für 2026 sind weitere Fachgruppen angekündigt. Ob und wann Zahnarztpraxen direkt eingebunden werden, sollte direkt bei Doctolib angefragt werden. Für Zahnarztpraxen, die jetzt starten möchten, sind Alternativen die naheliegendere Wahl.
Müssen Patienten darüber informiert werden, dass ein KI-System antwortet?
Ja. Nach Art. 50 der EU KI-Verordnung besteht eine Kennzeichnungspflicht für KI-Systeme, die natürliche Sprache imitieren. Patient:innen müssen wissen, dass sie mit einem KI-System sprechen. Diese Information gehört in die Ansage zu Beginn des Gesprächs sowie in die Datenschutzerklärung der Praxis.
Welche Dentalsoftware-Systeme lassen sich mit KI-Telefonassistenten integrieren?
Das hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Weit verbreitete Systeme wie DS-Win, Dampsoft, CGM ZAHNARZT oder ivoris haben unterschiedliche Schnittstellenmöglichkeiten. Fragen Sie vor Vertragsabschluss gezielt nach, welche Kalender- und PVS-Integrationen unterstützt werden und wie die Terminübergabe technisch funktioniert.
Was passiert mit den aufgezeichneten Gesprächen und Patientendaten?
Das hängt vom Anbieter und der Konfiguration ab. Klären Sie vor Vertragsabschluss: Werden Gespräche vollständig aufgezeichnet oder nur transkribiert? Wo werden die Daten gespeichert? Wie lange werden sie aufbewahrt? Ist der Anbieter bereit, einen rechtssicheren AVV abzuschließen? Nur wenn diese Punkte schriftlich geregelt sind, ist der Einsatz DSGVO-konform.
Lohnt sich ein KI-Telefonassistent auch für kleine Zahnarztpraxen mit einem Behandler?
Ja – gerade für Einzelpraxen kann ein KI-Telefonassistent besonders wirkungsvoll sein, weil dort oft keine dedizierte Empfangskraft für den reinen Telefonbetrieb vorhanden ist. Achten Sie auf Lösungen ohne Mindestvolumen und mit einfacher Einrichtung.
Fazit: KI-Telefonie in Zahnarztpraxen – jetzt evaluieren, strukturiert einführen
Der Markt für KI-Telefonassistenten im Gesundheitswesen entwickelt sich schnell. Doctolib hat mit seinem Aaron.ai-basierten Assistenten ein starkes Produkt vorgelegt – aber der Rollout für Zahnarztpraxen läuft schrittweise an. Wer jetzt handeln will, hat gute Alternativen.
Entscheidend für jede Zahnarztpraxis ist nicht die Marke des Anbieters, sondern die Antwort auf drei Fragen: Ist die Lösung DSGVO-konform? Passt sie in die bestehende Praxisinfrastruktur? Und gibt es klare Human-Handover-Regeln für alle Szenarien, in denen ein Mensch ans Telefon muss?
Wenn Sie wissen möchten, wie hey-listen.ai Zahnarztpraxen bei der telefonischen Erreichbarkeit unterstützt – ohne vollständige Systemumstellung – sprechen Sie uns direkt an. Mehr zu branchenspezifischen Einsatzmöglichkeiten finden Sie auch in unserem Überblick zu KI-Telefonassistenten im Gesundheitswesen.
Quellenangaben
- ZWP online (08. Mai 2025): „Doctolib führt KI-basierten Telefonassistenten ein" – Angaben zu 950–1.000 Anrufen/Monat, 45 Arbeitsstunden, 3 von 4 unbeantworteten Anrufen, Aaron.ai-Übernahme Mai 2024, 5.000+ Nutzer:innen. URL: zwp-online.info
- ZWP online (2025): „Doctolib stellt neue KI-gestützte Praxissoftware in Deutschland vor" – Rollout-Zeitplan November 2025, 25 Mio. Patient:innen, 110.000 Fachkräfte, bis zu 60 % weniger Unterbrechungen. URL: zwp-online.info
- Doctolib Digital Health Report 2026 (YouGov-Befragung, Aug. 2025): 1.000 Patient:innen und 414 Ärzt:innen/MFA befragt. URL: zwp-online.info
- Gelbe Liste (2025): Doctolib-Rollout und Datenschutzstandards (ISO 27001, ISO 27701, KVDT, VSDM, KIM). URL: gelbe-liste.de
- medizinio.de (2026): Marktüberblick KI-Telefonassistenten für Arztpraxen, DSGVO-Anforderungen. URL: medizinio.de